Si utiliza su automóvil para el trabajo o negocio y sólo lo utiliza para ese fin, puede deducir el costo total de su operación (sujeto a límites explicados más adelante). Sin embargo, si utiliza el automóvil para ambos fines, negocio y personal, puede deducir sólo el costo de su uso de negocio.
Normalmente, puede calcular la cantidad de los gastos deducibles de su automóvil utilizando uno de los siguientes dos métodos: el método de la tasa estándar por milla o el método de gastos reales. Si reúne los requisitos para utilizar ambos métodos; antes de escoger uno, le sería beneficioso calcular la deducción usando ambos métodos para determinar cuál de los dos le provee una deducción mayor.
Para obtener la tasa estándar por milla actual, consulte la Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles), en inglés, o busque las tasas estándares por milla en el sitio web del IRS en IRS.gov. Si utiliza la tasa estándar por milla, puede añadir a su deducción todo gasto por estacionamiento y peajes incurridos para propósitos de negocio.
Para utilizar la tasa estándar por milla, tiene que ser el dueño del automóvil o arrendarlo.
No puede operar cinco o más automóviles a la misma vez, como sería el caso de operar una flota de automóviles,
No puede haber reclamado una deducción por depreciación del automóvil utilizando ningún otro método aparte del método de depreciación uniforme,
No puede haber reclamado una deducción según la sección 179 por el automóvil,
No puede haber reclamado la deducción especial por depreciación por el automóvil,
No puede haber reclamado gastos reales después de 1997 por un automóvil arrendado, y
No puede ser cartero rural que haya recibido un “reembolso calificado” (conocido en inglés como qualified reimbursement).
Además, para utilizar la tasa estándar por milla para un automóvil de su propiedad, tiene que optar por utilizar dicho método en el primer año en que el automóvil está disponible para utilización en su negocio. Para años posteriores, puede optar por utilizar la tasa estándar por milla o los gastos reales.
Sin embargo, si tiene un automóvil arrendado, si opta por la tasa estándar por milla, tiene que utilizar el método de la tasa estándar por milla durante todo el período del contrato de arrendamiento (incluyendo renovaciones del contrato).
Para utilizar el método de gastos reales, tiene que determinar el costo real de operar el automóvil, y aquella parte de la operación general del mismo que sea para fines del negocio. Incluya gasolina, aceite, reparaciones, llantas, seguro, derechos de matrícula, licencias y depreciación (o pagos de arrendamiento) atribuibles a la porción de las millas conducidas para fines del negocio.
Otros gastos de automóvil por estacionamiento y peajes atribuibles al uso comercial se deducen por separado, independientemente de si usa la tasa estándar por milla o los gastos reales.
Por lo general, el Sistema Modificado de Recuperación Acelerada de Costos (MACRS, por sus siglas en inglés) es el único método de depreciación que pueden utilizar los dueños de automóviles para depreciar todo automóvil puesto en servicio después de 1986. Sin embargo, si usó la tasa estándar por milla en el año en el que puso el automóvil en servicio y cambia al método de gastos reales un año posterior y antes de que su automóvil esté completamente depreciado, tiene que usar la depreciación uniforme por el tiempo estimado de vida útil que le quede al automóvil. Hay límites sobre qué cantidad de depreciación puede deducir.
Para más información sobre los límites de depreciación, consulte el Tema 704. La Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses, (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles), en inglés, explica los límites de depreciación y las reglas especiales que le corresponden a los automóviles arrendados.
La ley requiere que demuestre sus gastos mediante registros adecuados o pruebas suficientes para verificar su propia declaración. Para más información sobre el mantenimiento de registros, consulte el Tema 305.
Si es empleado cuyos gastos deducibles de negocio son totalmente reembolsados mediante un plan de rendición de cuentas, los reembolsos no se deben incluir como salario en su Formulario W-2 y usted no debe deducir los gastos.
Si su empleador utiliza un plan sin rendición de cuentas para reembolsarle los gastos, los reembolsos se incluyen en su salario. Su empleador sumará a su salario, sueldos u otra remuneración los reembolsos y otras asignaciones de gastos pagados a usted bajo un plan sin rendición de cuentas y declarará el total en su Formulario W-2. Sus gastos de negocio como empleado pueden ser deducibles como una deducción detallada.
Por lo general, si es empleado, para deducir sus gastos de automóvil, incluyendo los gastos que exceden del reembolso bajo un plan de rendición de cuentas, tiene que completar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ y detallar sus deducciones en el Anexo A (Formulario 1040). Sus gastos como empleado están sujetos al límite del 2% del ingreso bruto ajustado. Consulte el Tema 508 para información acerca del límite del 2%. Si trabaja por cuenta propia, los gastos de automóvil se deducen en el Anexo C (Formulario 1040) o el Anexo C-EZ (Formulario 1040) o, si es agricultor, en el Anexo F (Formulario 1040).
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